休業中に取引先からメールが届いたとき、何も返さないと「届いているのか」「いつ返ってくるのか」が相手に伝わりません。これを自動で返すのが不在通知（out-of-office）の自動応答メールです。
この記事では、そのままコピペして使える自動応答の文例を「日本語（標準）」「英文auto-reply（海外向け）」「簡潔版」で用意しました。あわせて、自動応答をいつ設定・解除するか、件名の付け方、転送先・代替窓口の書き方、営業再開日の正しい数え方も解説します。
なお、自動応答は相手から連絡が来たときに自動で返る不在通知です。こちらから事前に休業を知らせる告知メールとは役割が異なります。事前に送る告知文の文例は夏季休業のお知らせメールをご覧ください。両方を併用すると、告知を見ていない相手にも休業中であることが確実に伝わります。
自動応答メールに必ず書く4項目
自動応答は機械的に返るため、相手が一読で次の行動を判断できる簡潔さが大切です。次の4点が入っているかを先に確認します。
| 項目 | 書く内容 | 抜けると起きること |
|---|---|---|
| 休業期間 | 「○月○日（曜）〜○月○日（曜）」と曜日つきで | 相手が自分のカレンダーと照合できない |
| 営業再開日 | 「○月○日（曜）より順次返信」 | いつ返信が来るか分からず催促される |
| 返信が遅れる旨 | 休業明けに順次対応する旨 | 返信がないと放置と誤解される |
| 転送先・代替窓口 | 緊急時の連絡先・別担当者（あれば） | 急ぎの用件で連絡が途切れる |
ポイントは、期間と再開日を「別々に」書くことです。「○日〜○日が休業」とだけ書くと、再開が「最終日」なのか「その翌日」なのかで相手が迷います。再開日は独立した一文で明記します。
いつ設定・解除する？タイミングの目安
自動応答は、設定のタイミングと解除のタイミングの両方が重要です。設定が遅れると休業初日に届いたメールに返らず、解除を忘れると再開後も「休業中」と返り続けてしまいます。
| 操作 | タイミングの目安 | 注意点 |
|---|---|---|
| 設定（オン） | 最終営業日の業務終了時 | 開始日を休業初日に合わせる。直前だと入れ忘れやすい |
| 開始日の指定 | 休業初日の0時から | ソフトに期間指定がある場合は開始・終了を設定 |
| 解除（オフ） | 営業再開日の朝 | 解除忘れに注意。期間指定があれば自動で切れる |
最終営業日に設定し忘れると、休業初日のメールに何も返らなくなります。最終営業日のタスクに「自動応答をオンにする」を必ず入れておくのが確実です。GmailやOutlookには期間を指定して自動でオン・オフする機能があるため、開始日と終了日を設定しておくと解除忘れを防げます。
なお、休業初日が祝日や連休明けの場合、相手が稼働する日と自分の休業開始日がずれることがあります。何営業日後に再開かは営業日計算ツールで逆算できます。
自動応答メール文例（コピペ可）
〇〇 や [ ] の部分を自社・自分の情報に置き換えてご利用ください。件名は、多くのメールソフトで元の件名の頭に「Auto-Reply:」「自動返信:」が自動付与されます。本文冒頭にも自動返信である旨を明記すると親切です。
パターン1：日本語（標準）
件名（自動付与例）：自動返信: [元のお問い合わせ件名]
このメールは自動送信です。
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の[自分の名前]です。
誠に勝手ながら、下記の期間を休業とさせていただいております。
休業期間：8月13日（木）〜8月16日（日）
営業再開：8月17日（月）より順次対応
休業期間中にいただいたメールにつきましては、
8月17日（月）以降、順次ご返信いたします。
ご返信までお時間をいただきますこと、何卒ご了承くださいませ。
お急ぎのご用件につきましては、下記までご連絡ください。
緊急連絡先：[電話番号 / 代替担当者の連絡先]
ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
──────────────
〇〇株式会社
[部署名] [自分の名前]
[電話／メール]
──────────────パターン2：英文auto-reply（海外取引先向け）
海外の取引先向けには、日本語に続けて英文を併記します。単独で英語版として使うこともできます。
Subject (auto): Auto-Reply: [Original Subject]
Thank you for your email. This is an automatic reply.
I am currently out of the office for our company holidays
and have limited access to email.
Closed: August 13 (Thu) – August 16 (Sun), 2026
Reopening: August 17 (Mon), 2026
I will respond to your message after I return, on August 17.
Thank you for your patience.
For urgent matters, please contact:
[Name / Email / Phone of alternate contact]
Best regards,
[Your Name]
〇〇 Co., Ltd.パターン3：簡潔版（社内・既存取引先）
件名（自動付与例）：自動返信
【自動返信】休業中につき返信が遅れます。
8月13日（木）〜16日（日）は休業しております。
8月17日（月）より順次ご返信いたします。
お急ぎの場合は[代替窓口の連絡先]までお願いします。やりがちなNG例
| 書き方 | 判定 | 理由 |
|---|---|---|
| 自動応答を設定し忘れる | × | 休業初日のメールに何も返らず、相手が放置と誤解する |
| 再開後も解除を忘れる | × | 通常営業中も「休業中」と返り続け、信用を損なう |
| 営業再開日を書かない | × | いつ返信が来るか分からず催促が発生する |
| 転送先・代替窓口を書かない | × | 急ぎの用件で連絡手段が断たれる |
| 海外取引先がいるのに日本語のみ | × | 読めない相手に休業が伝わらない |
| 冒頭に「自動返信」と明記する | ○ | 自動応答だと一目で伝わり、二度送りを防げる |
| 開始日・終了日を期間指定で設定する | ○ | 解除忘れを防げる（Gmail・Outlookの期間指定機能） |
特に多いのが設定忘れと解除忘れです。自動応答はオン・オフの操作を伴うため、最終営業日と再開日の両方をタスク化しておきます。
営業再開日の数え方（休業明けの初日）
自動応答に書く営業再開日は、**休業期間の最終日の翌日以降で、最初の平日（土日祝を除く日）**になります。連休は年によって曜日が変わり、直後に土日や祝日が続くこともあるため、単純に「最終日の翌日」とすると間違えやすい点に注意します。
- 例：8月13日（木）〜16日（日）が休業 → 再開は 8月17日（月）
- 例：休業最終日の翌日が土曜 → その週の土日を飛ばして 翌週月曜 が再開日
再開日を間違えると、自動応答に書いた日付と実際の解除日がずれて相手を混乱させます。祝日を含めた正確な再開日は営業日計算ツールで確認できます。その年の祝日配置は2026年の祝日一覧もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. 自動応答（out-of-office）は休業前にいつ設定すればいい？ 休業の前日、できれば最終営業日の業務終了時に設定し、開始日を休業初日に合わせます。直前に設定すると入れ忘れが起きやすいため、最終営業日のタスクとして組み込むのが確実です。営業再開日には自動応答を必ず解除し、通常返信に戻し忘れないようにします。
Q. 自動応答メールに必ず書く項目は？ （1）休業期間、（2）営業再開日、（3）休業中は返信が遅れる旨、（4）緊急時の転送先・代替窓口の4点です。自動返信は機械的に返るため、相手が次に取るべき行動（再開後に再連絡する・別窓口に連絡する）が一読で分かるよう簡潔に書きます。
Q. 件名はどう設定すればいい？ 多くのメールソフトでは元の件名の頭に「Auto-Reply:」や「自動返信:」が自動で付きます。本文の冒頭にも「【自動返信】休業中につき返信が遅れます」と明記すると、自動応答だと一目で伝わります。海外向けには件名・本文に英語を併記します。
Q. 海外の取引先向けにも自動応答は必要？ 必要です。日本語だけだと読めない相手がいるため、本文に英文のauto-replyを併記します。英文では休業期間（Closed from … to …）、再開日（will resume on …）、緊急連絡先（For urgent matters, please contact …）の3点を簡潔に書けば十分です。
Q. 自動応答とお知らせメール（夏季休業など）はどう使い分ける？ 自動応答は相手から連絡が来たときに自動で返る不在通知、お知らせメールはこちらから事前に送る告知です。両方を併用するのが基本で、事前告知は夏季休業のお知らせメールの記事を参考にしてください。自動応答は告知を見ていない相手への保険になります。
